Problémamegoldás gyorsan, egyszerűen – emailen is!

Hogyan jelentsük be írásban a felmerült kérdéseket?

Nem működik a HUMVO ellenőrzés? Elakadás történt a szoftverbe történő belépés során? A patikai szoftverrel kapcsolatos technikai kérdések esetén a rendszergazda ügyfélszolgálata felé kell bejelentést tenni. Bár a bejelentés egyik leggyakoribb módja a telefonálás, e-mailben is ugyanolyan hatékonyan lehet ezeket megtenni. A témában írt előző cikkünkben bemutattuk a telefonon történő kapcsolatfelvétel legfontosabb ismérveit, ezúttal azt gyűjtöttük össze, milyen adatok, információk megadására van szükség, hogy az e-mailen történt bejelentés a leggyorsabb időn belül feldolgozható legyen.

Kiemelten fontos számunkra partnereink elégedettsége, ezért minden esetben igyekszünk a lehető leggyorsabban megválaszolni a kérdéseket, kéréseket. Abban azonban, hogy egy-egy ügyfélszolgálatra beérkező kérésre a lehető leggyorsabban tudjunk megoldást nyújtani, ahhoz maga a bejelentő is hozzá tud járulni, méghozzá úgy, hogy minél pontosabban leírást küld. Az alábbiakban összefoglaltuk, melyek a legfontosabb részletek, amikre ki kell térni egy e-mailes problémabejelentés alkalmával:

  • A beazonosításhoz elengedhetetlen tudnunk, melyik gyógyszertárt érinti a bejelentés, ezért a gyógyszertár nevének és címének mindenképpen szerepelnie kell a levélben.
  • Az ügyfélszolgálatos kollégák számára nagy segítséget jelent, ha maga az e-mail tárgya már röviden leírja a bejelentés tárgyát (pl. jogszabálymódosítással kapcsolatos kérdés).
  • Hardverhiba esetén pontosítani szükséges, hogy hol, melyik eszköz vagy eszközök érintettek (pl. a billentyűzet nem működik az 1-es officinánál).
  • Szoftveres hiba esetén azt kell konkretizálni, melyik eszközön, melyik funkcióban észlelhető a rendellenesség, és milyen hibaüzenet jelent meg (ha van rá lehetőség, ajánlott képernyőképet is csatolni a hibáról).
  • Amennyiben rendelkezésre áll az információ, célszerű beleírni a levélbe, hogy milyen időpontban történt a hibajelenség.
  • Ha cikktörzset érintő bejelentésről van szó, kérjük a cikk nevét és kiszerelését beleírni!
  • Bizonylatokat érintő bejelentés esetén kérjük az érintett bizonylat számát is feltüntetni!
  • Próbálkoztak már valamilyen megoldással? További segítség számunkra, ha a bejelentésben ezt is megírják.

A következőkben bemutatunk két példát, amelyek szemléltetik a megfelelő és nem megfelelő e-mailes bejelentést:

Nem megfelelő bejelentés

Tárgy: Programhiba

Üzenet: Nem tudunk belépni az EESZT-be. Üdvözlettel, Dr. Példa Tamás

 

Megfelelő bejelentés

Tárgy: Sikertelen az EESZT belépés a programban

Üzenet: Az officina 1-es gépen nem tudok belépni az e-személyi igazolvány használatával a programba, annak ellenére, hogy az e-személyi olvasó eszköz kommunikál a számítógéppel, tehát sikerült beírnom a PIN kódomat, amikor kérte az olvasó. A kolléganő be tudott lépni ugyanezen a gépen a saját személyigazolványának használatával. Üdvözlettel, Dr. Példa Tamás, Példa Gyógyszertár, Példa Város

 

Partnereink minél több és részletesebb információval szolgálnak az e-mailes bejelentésekben is, az ügyfélszolgálatnak annál nagyobb lesz a lehetősége a leggyorsabban feldolgozni azt.